Cuánto tiempo hay que guardar la documentación de una empresa en Argentina: los plazos en 2026 (y por qué Inocencia Fiscal no te deja tirar nada)
En enero de 2026 se publicó la Ley de Inocencia Fiscal, y con ella una frase empezó a circular en muchas oficinas de administración: "ahora ARCA solo puede revisar tres años".
Es cierto, con condiciones. Y de ahí a la conclusión siguiente hay un paso muy corto: "entonces las cajas de 2019, 2020 y 2021 que ocupan medio depósito se pueden tirar".
Probablemente no. La prescripción fiscal es solo uno de los plazos que te alcanzan. El Código Civil y Comercial, la seguridad social, los contratos y la propia documentación societaria tienen sus propios relojes, y ninguno se acortó con Inocencia Fiscal. Tirar un papel antes de tiempo no tiene arreglo: si mañana lo necesitás para una inspección, un juicio laboral o la venta de la empresa, no hay forma de recuperarlo.
Al mismo tiempo, 2026 trajo cambios reales: la factura electrónica se vuelve obligatoria para más contribuyentes desde el 1 de noviembre, y la documentación aduanera se guarda menos tiempo que antes. Esta guía ordena todo eso en un solo lugar: qué plazo aplica a cada tipo de documento, qué cambió este año, si lo digital vale lo mismo que el papel, y cuándo se puede destruir algo sin riesgo.
Esta guía es información general para ordenar la conversación con tu contador. No reemplaza el análisis de tu caso: la actividad, el tipo societario y las inspecciones o juicios en curso pueden cambiar los plazos.
La respuesta corta: 10 años
Si necesitás una sola regla para no equivocarte: conservá durante 10 años todo lo que respalde la contabilidad, los impuestos y los sueldos de la empresa, y para siempre lo que hace a su identidad legal (estatuto, actas, libros societarios).
El número sale del artículo 328 del Código Civil y Comercial, que obliga a conservar por diez años los libros contables (desde la última anotación), los demás registros y los instrumentos respaldatorios (desde su fecha). Las facturas, los recibos, los extractos y los contratos que respaldan un asiento entran en esa categoría.
Ese plazo no depende de ARCA ni de ninguna ley fiscal, y por eso no cambió con Inocencia Fiscal. Es la base sobre la que se apoyan todos los demás.
Qué cambió en 2026 con Inocencia Fiscal
La Ley 27.799, publicada en el Boletín Oficial el 2 de enero de 2026, modificó la Ley de Procedimiento Tributario (11.683). En lo que hace a la prescripción, el esquema quedó así:
- 3 años para los contribuyentes inscriptos que presentaron la declaración jurada en término, pagaron o regularizaron el saldo, y no tienen una discrepancia significativa con la información que tiene ARCA.
- 5 años como regla general para los inscriptos que no cumplen esas condiciones.
- 10 años para los no inscriptos.
Además, el 9 de octubre de 2026 se publicó la Ley 27.826 ("Inocencia Fiscal II"), que vuelve a ajustar la definición de discrepancia significativa. Si querés saber si tu empresa entra en el plazo de tres años, esa es una conversación para tener con tu contador.
Por qué eso no te habilita a tirar papeles
1. El Código Civil sigue pidiendo 10 años. La prescripción es el plazo que tiene ARCA para reclamarte. La obligación de conservar la documentación contable es otra cosa, y está en otra ley que no se modificó.
2. Los 3 años dependen de que no haya discrepancias. Y lo que define si hay o no una discrepancia es justamente lo que dicen tus papeles frente a lo que tiene ARCA. Si te descartás de la documentación, te quedás sin la forma de demostrar que te correspondía el plazo corto.
3. La seguridad social tiene su propio reloj. Las acciones por aportes y contribuciones prescriben a los 10 años, que se reducen a 5 si las declaraciones juradas se presentaron en término (Ley 14.236, artículo 16, también modificado por la Ley 27.799). Recibos de sueldo, formularios 931 y legajos quedan alcanzados.
4. ARCA no es el único que te va a pedir papeles. El banco que analiza un crédito, el comprador que hace la due diligence antes de adquirir la empresa, el ex empleado que inicia un juicio, el socio que discute un balance. Ninguno de ellos se rige por la prescripción fiscal.
Los plazos por tipo de documento
Esta tabla resume el plazo recomendado para cada grupo de documentos. Donde hay más de una norma, manda la más larga.
| Tipo de documento | Ejemplos | Plazo recomendado | Por qué |
|---|---|---|---|
| Libros contables | Diario, Inventarios y Balances, subdiarios, registros digitales | 10 años desde la última anotación | Código Civil y Comercial, art. 328 |
| Respaldo contable e impositivo | Facturas emitidas y recibidas, notas de crédito y débito, recibos, extractos bancarios, certificados de retención | 10 años desde su fecha | CCyC art. 328; el art. 48 del Decreto 1397/79 obliga además a conservarlos hasta cinco años después de la prescripción fiscal |
| Declaraciones juradas y pagos | DDJJ de IVA, Ganancias, Ingresos Brutos, Bienes Personales; VEP y comprobantes de pago | 10 años | Respaldan la contabilidad y prueban el cumplimiento en término |
| Laboral y previsional | Libro de sueldos, recibos firmados, F.931, legajos, altas y bajas | 10 años | Prescripción de aportes y contribuciones, Ley 14.236 art. 16 |
| Contratos | Con clientes, proveedores, alquileres, préstamos | Mientras esté vigente, y 10 años más si respalda operaciones contables | Sirve como prueba ante reclamos y como respaldo contable |
| Societaria | Estatuto, reformas, actas de directorio y asamblea, libros societarios, poderes | Mientras exista la sociedad | Es la identidad legal de la empresa: se pide en bancos, licitaciones y ventas |
| Aduanera | Despachos de importación y exportación y su documentación | Hasta la prescripción de la acción del Fisco; 10 años si además respalda la contabilidad | RG 5900/2026 (ver más abajo) y CCyC art. 328 |
Traducido a fechas: lo que emitís hoy tiene que poder encontrarse en 2036. Y lo societario, mientras la empresa exista.
Factura electrónica obligatoria: qué cambia desde el 1 de noviembre
La RG 5893/2026 de ARCA amplía la obligación de emitir comprobantes electrónicos:
- Desde el 1 de noviembre de 2026: monotributistas sociales y promovidos.
- Desde el 1 de marzo de 2027: los sujetos no alcanzados por IVA, que además no podrán optar por controlador fiscal.
Aunque tu empresa ya facture electrónicamente, el cambio te toca del otro lado: más proveedores —sobre todo los chicos— van a empezar a mandarte facturas electrónicas en lugar de talonarios en papel. Eso tiene dos consecuencias prácticas.
La parte buena: esas facturas van a aparecer en Mis Comprobantes de ARCA, lo que facilita el control cruzado.
La parte que hay que atender: una factura electrónica es un original digital, válido por su CAE. Imprimirla no la hace más válida, y Mis Comprobantes no reemplaza al archivo: registra los totales de cada comprobante, no el detalle de los ítems. El archivo que te mandó el proveedor es el que tenés que guardar, durante los mismos diez años que guardarías el papel.
Documentación aduanera: un plazo más corto
La RG 5900/2026, vigente desde el 24 de septiembre, cambió el régimen para quienes importan o exportan. Antes, la documentación aduanera se conservaba hasta cinco años después de la prescripción de la acción del Fisco. Ahora alcanza con conservarla hasta la prescripción, y una vez cumplido el plazo puede destruirse sin autorización previa, salvo que esté vinculada a un procedimiento administrativo o judicial en curso.
Un matiz importante: si esos despachos también respaldan registros contables —por ejemplo, el costo de la mercadería importada—, el Código Civil sigue pidiendo diez años. El plazo aduanero se acortó; el contable, no.
¿Lo digital vale lo mismo que el papel?
Depende de cómo nació el documento.
Si nació digital, es original en digital. Las facturas electrónicas con CAE, los documentos con firma digital y los libros que se llevan en formato digital son originales en ese formato. De hecho, un documento con firma digital tiene que conservarse en digital, porque la versión impresa no conserva la firma digital.
Si nació en papel, escanearlo no lo convierte en original. Para reemplazar legalmente los libros o la documentación en papel por medios digitales, el artículo 329 del Código Civil y Comercial exige una autorización previa del Registro Público, con dictamen técnico de un contador, y que el medio garantice inviolabilidad, verosimilitud y completitud equivalentes.
En la práctica, para una PyME eso se traduce en una regla simple:
- Digitalizá todo para trabajar. Una copia escaneada y bien nombrada es la que vas a usar el 99% de las veces: para mandarle al banco, al contador o al abogado.
- Guardá en papel los originales firmados en papel. Escrituras, contratos firmados de puño y letra, actas, recibos de sueldo firmados por el empleado. Esos son los que pueden pedirte en un juicio o una inspección.
- Guardá en digital lo que nació digital. Sin imprimir "por las dudas": duplicar no suma validez y sí suma desorden.
Cuándo se puede destruir algo
Conservar de más también tiene un costo, y no solo de espacio. La Ley 25.326 de Protección de los Datos Personales establece que los datos deben destruirse cuando dejan de ser necesarios para la finalidad con la que se recolectaron. Los CV de postulantes de hace seis años, por ejemplo, no tienen ninguna razón para seguir en un cajón.
Antes de destruir cualquier documento, tienen que cumplirse tres condiciones:
- Venció el plazo más largo que le aplica. No el fiscal: el más largo de la tabla.
- No hay nada abierto que lo involucre. Ni inspecciones, ni juicios, ni reclamos, ni una venta de la empresa en curso. Si hay algo abierto, se conserva hasta que termine.
- Tu contador está de acuerdo. Una consulta de cinco minutos evita un problema sin solución.
La forma más simple de hacerlo es una depuración anual: una vez por año —enero suele ser buen momento, después del cierre—, se revisa el ejercicio que cumplió diez años y se decide qué se destruye. En enero de 2027, por ejemplo, lo que se evalúa es 2016. Lo que se destruye, se destruye de forma segura: trituradora para el papel y borrado definitivo para lo digital. Nunca a la basura común.
Cómo organizar un archivo que dure 10 años
Diez años es más que la vida útil de una computadora, de un celular y, muchas veces, de la relación con un contador. Un archivo que tiene que durar eso necesita cuatro cosas:
1. No depender de una persona ni de un dispositivo. Ni el pendrive de administración, ni la casilla de mail del contador, ni el disco de la computadora de la oficina. Tiene que estar en un lugar de la empresa, con respaldo.
2. Una estructura que se pueda depurar. Si los documentos están ordenados por empresa, año y tipo, la depuración anual es borrar una carpeta. Si están mezclados, es revisar miles de archivos uno por uno. Esta es la misma estructura que proponemos en la guía de gestión documental para PyMEs y en el método para compartir documentos con tu contador.
3. Que lo que devuelve el contador también quede ahí. Las declaraciones juradas, los VEP y los balances son tan tuyos como las facturas. Si solo los tiene el estudio, el día que cambiás de contador te quedás con un archivo incompleto.
4. Poder llevártelo. En diez años es probable que cambies de herramienta al menos una vez. Antes de elegir dónde guardar, preguntá cómo se sale: si podés descargar todo, con la misma estructura, sin depender del proveedor. Lo desarrollamos en los criterios para elegir un software de gestión documental.
Conclusión
Inocencia Fiscal acortó un plazo, no todos. La prescripción fiscal puede ser de tres años, pero el Código Civil sigue pidiendo diez, la seguridad social también, y lo societario se guarda mientras la empresa exista. La regla práctica no cambió: lo que emitís hoy tiene que poder encontrarse en 2036.
Lo que sí cambió es el formato. Cada año, una parte más grande de la documentación de una PyME nace digital, y desde noviembre lo va a hacer todavía más. Eso hace que guardar diez años sea más fácil que nunca, siempre que el archivo esté ordenado desde el principio y no dependa de una casilla de mail o de un teléfono.
La pregunta, entonces, no es cuánto tiempo hay que guardar. Es dónde vas a encontrar en 2036 lo que hoy está en el WhatsApp de administración.